Comment organiser un salon ?

Par RIBEIRO Matthieu

1/ Préparer son salon

1er étape:

La visite d’un salon ou d’une manifestation

Avant de préparer sa propre exposition, il faut en amont visiter un salon. En effet, l’objectif consiste à s’informer sur les tendances, les nouvelles technologies, les nouveautés en terme de produits et cela permets d’établir les premiers contacts.

2ième étape:

La recherche d’exposants

Après avoir établit les premiers contacts, l’objectif est de commercialiser le salon. On effectue donc une première recherche à partir de publicités, à l’aide d’internet et de téléprospection. Recherche d(un maximum d’entreprise susceptible de nous intéresser dans le cadre de la manifestation organisée.

Ensuite, après avoir inscrit tous les contacts dans une base de données, on envoi le dossier exposant, ou l’on trouve généralement le montant des stands ainsi que la présentation du salon et le visuel.

3ième étape:

    La communication autour du salon

Elément majeur d’un bon salon, en effet l’affichage est primordial. C’est pour cela que la préparation de la communication prend une place importante.

Le visuel doit être clair, attractif et lisible.

Plusieurs modèles sont alors crées comme par exemple des panneaux 4m par 3m/ Des affiches, des tracts… , sans oublier la communication à l’aide des partenaires ainsi que des annonces qui sont faites sur les ondes radio et grâce aux différentes presses régionales (JSL, BIEN PUBLIC)

 

2/ Les coûts de cette opération

A) Pour les exposants

B) Pour l’organisateur

A/L’organisation d’un salon est une opération coûteuse qu’il faut considérer comme investissement. 

Certaines dépenses sont à prévoir lorsque l’on est expose:

Les frais d’expositions: – location de stand

– Frais d’inscription, de badges et d’assurance

Les frais d’aménagement: – Les cloisons

– Eclairage (branchement)

Les frais personnel: – Le transport

– L’hébergement

– La restauration 

B/Certaines dépenses sont à prévoir lorsque l’on organise un salon :

Les frais d’aménagement tels que le montage et le démontage

Les frais de nettoyage des stands

Le mobilier, la décoration du salon (moquette etc. )

Les frais de communication tels que les invitations gratuites & les brochures

 

3/ Les animations & le suivi

 Les animations & actions proposées:

Durant le salon, différentes actions sont menées pour connaître les impressions de chacun. C’est alors que l’on crée des questionnaires à la fois visiteurs et exposants en amont et que l’on fait remplir pendant toute la durée de la manifestation.

Ensuite, des jeux concours par exemple sont mis en place pour rendre attractif le salon avec différents lots plus ou moins intéressants.

 Une fois l’exposition terminée:

Il est nécessaire d’établir un bilan de participation au salon.

Ce suivi est stratégique. En effet, il consiste à envoyer dans la semaine qui suit l’événement, une lettre de remerciement ainsi que la synthèse des sondages exposants (voir animations). De plus, un bon suivi permet d’entreprendre des n négociations avec d’autres clients.

Pour finir, tout en développant une bonne image de marque, la fidélisation de mes propres clients permet de se pencher exclusivement sur de nouveaux prospects.

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